Lösungen HR-Prozessdokumentation

Die Abrechnung darf nicht stillstehen, weil eine Person fehlt.

Nimm eure HR- und Lohnprozesse in den Systemen auf, die ihr ohnehin nutzt. Stepwright erfasst installierte HRIS-Clients, bringt die gesprochene Regel in die Schritte und schwärzt in den bezahlten Tarifen die Personendaten, bevor sie jemand anderes liest.

Den Zahllauf aufnehmen So funktioniert es

Kostenloser Plan, keine Kreditkarte. Gehostet in Frankfurt.

Kurz gefasst

Stepwright dokumentiert HR- und People-Operations-Prozesse, indem es sie in euren echten Systemen aufzeichnet. Als nativer Windows-Recorder erfasst es installierte HRIS- und Lohn-Clients ebenso wie Web-Tools und baut daraus eine nummerierte Anleitung mit Screenshot und geschriebener Anweisung je Schritt. Gesprochene Erläuterungen tragen die Regeln in die Schritte, und Personendaten lassen sich in den bezahlten Tarifen vor dem Teilen schwärzen.

Zahllauf, Vertragsänderung, Austrittsprozess — jeder dieser Abläufe steckt in einem Kopf statt in einem Dokument.

Viel HR-Arbeit passiert in einem HRIS oder Lohnprogramm, dessen Masken nichts mit den Hilfeseiten des Anbieters zu tun haben.

Diese Prozesse berühren Personendaten. Sauber dokumentieren hieße also, jeden Screenshot von Hand zu säubern — oder es bleiben zu lassen.

Fällt die Person, die abrechnet, ausgerechnet in der Woche des Termins aus, liegt für die Vertretung womöglich nichts bereit.

Einmal aufgenommen, und die Abwesenheit ist abgedeckt.

Führe den Zyklus so durch wie immer, während Stepwright den Bildschirm aufzeichnet und die Regeln, die du dabei aussprichst. Heraus kommt eine nummerierte Anleitung mit einem Screenshot je Schritt, Personendaten in den bezahlten Tarifen geschwärzt, bereit für den Monat, in dem jemand anderes abrechnen muss.

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Nimm es in eurem HRIS auf, nicht in der Demo des Anbieters

Eure Lohnmasken tragen eure Felder, eure Freigabewege und eure Eigenheiten. Nimm den Zahllauf, die Onboarding-Administration oder eine Vertragsänderung dort auf, wo sie wirklich stattfinden — installierte Clients und Remote-Sitzungen eingeschlossen, nicht nur Browser-Tools.

  • HRIS-Client
  • Lohnsoftware
  • Zeiterfassung
  • Benefits-Portal

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HR-Prozesse bestehen aus Bedingungen. Sprich sie aus.

Kündigungsfristen, Freigabegrenzen, welches Formular zu welchem Vertragstyp gehört. Sprich die Regel aus, sobald du sie erreichst, und sie landet als Schrittkontext: Die Anleitung trägt die Vorgabe neben dem Klick, statt sie der Vertretung zum Raten zu überlassen.

Lohnabrechnung · Freigaben

Zahllauf

März · 142 Mitarbeitende

486.210,00 €

Festgehalt · monatlich 412.880,00 €
Stundenlohn · März 58.140,00 €
Korrekturen 15.190,00 €
Zweite Freigabe Erforderlich
Eine gesprochene Notiz aus der Aufnahme: „Alles über fünftausend braucht eine zweite Freigabe.“

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Dokumentiere den Prozess, nicht die Menschen

Anleitungen sind standardmäßig privat. In den bezahlten Tarifen schwärzt du Namen, Gehälter, Adressen sowie Steuer- und Sozialversicherungsnummern in den Screenshots. Der Ablauf bleibt nachvollziehbar; die Mitarbeiterdaten, an denen er ausgeführt wurde, reisen nicht mit.

Stepwright: dokumentiere den prozess, nicht die menschen

Vor dem Teilen geschwärzt

24 Felder

  • Sozialversicherungsnummer
  • Gehälter
  • Bankverbindungen

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Der Monat, in dem jemand anderes abrechnet

Ein Formular ändert sich, eine Regel zieht um: Nimm den abweichenden Schritt neu auf, und die Anleitung ist in Minuten aktuell. Teams startet mit fünf Editoren und fünfzig Betrachtern, das HR-Team schreibt also, und der Rest des Unternehmens liest einfach mit.

Was ein HR-Team davon hat.

Die Abrechnung übersteht eine Abwesenheit

Ein aufgezeichneter Ablauf mit Screenshots heißt: Der Zyklus läuft auch in der Woche, in der es darauf ankommt — statt zu warten, bis die zuständige Person zurück ist.

Die Regel steckt im Prozess

Gesprochene Erläuterungen bringen Vorgaben und Grenzen in die geschriebenen Schritte. Die Anleitung beantwortet „welches Formular bei diesem Vertragstyp“ und nicht nur „hier klicken“.

Personendaten lassen sich entfernen

Die Schwärzung in den bezahlten Tarifen nimmt Namen, Gehälter und Kennnummern aus den Screenshots, bevor ein Ablauf intern geteilt oder abgelegt wird.

Erreicht HRIS-Desktop-Programme

Die native Windows-Aufnahme erfasst installierte Clients und Remote-Sitzungen — genau dort, wo ein großer Teil der HR-Arbeit noch stattfindet.

Jedes Mal dieselbe Antwort

Die Prozesse, nach denen am häufigsten gefragt wird, nimmst du einmal auf und teilst sie. Dieselbe Frage kostet dann nicht jeden Monat dieselbe Stunde.

Große Leserschaft, wenige Plätze

Teams startet mit fünf Editoren und 50 angemeldeten Betrachtern: Anleitungen erreichen das ganze Unternehmen, während nur das HR-Team Bearbeitungsplätze belegt.

Fragen aus HR-Teams.

Verwandt

Beim Onboarding geht es darum, neue Mitarbeitende in ihrer eigenen Rolle produktiv zu machen. Diese Seite behandelt die wiederkehrende Admin-Arbeit des HR-Teams selbst — Zahlläufe, Vertragsänderungen, Austrittsprozesse, HRIS-Aufgaben. Also das, was ein kleines Team immer wieder ausführt und am schlechtesten dokumentiert ist.

Nimm den Prozess so auf, wie du ihn ohnehin durchführst, und schwärze anschließend in einem bezahlten Tarif Namen, Gehälter, Adressen sowie Steuer- und Sozialversicherungsnummern in den Screenshots, bevor du teilst. Anleitungen sind standardmäßig privat und bei Übertragung wie Speicherung verschlüsselt — sichtbar wird also nichts, bis du es entscheidest.

Ja. Der Windows-Recorder erfasst installierte HRIS- und Lohn-Clients und Remote-Sitzungen darauf genauso wie Web-Tools. Für Teams, die vollständig im Browser arbeiten, gibt es zusätzlich eine Browser-Erweiterung, auch für den Mac.

In Deutschland — Stepwright läuft auf AWS in der Region Frankfurt. Aufnahmen und Anleitungen sind bei Übertragung und Speicherung verschlüsselt, und Anleitungen bleiben privat, bis du sie teilst.

Nimm den Lauf dieses Monats auf.

Im nächsten Monat ist er eine Anleitung, der jemand anderes folgen kann. Der kostenlose Plan braucht keine Kreditkarte.

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