Lösungen Finanzprozessdokumentation

Der Monatsabschluss darf nicht in einem Kopf wohnen.

Nimm Abschluss, Zahllauf oder eine Abstimmung in dem Programm auf, mit dem du wirklich buchst. Stepwright erfasst Desktop-Software, die Browser-Tools nicht sehen, und die Zahlen lassen sich schwärzen, bevor ein Ablauf geteilt wird.

Dokumentiere deinen Abschluss So funktioniert es

Kostenloser Plan, keine Kreditkarte. Daten werden in Frankfurt verarbeitet.

Kurz gefasst

Stepwright dokumentiert Finanzabläufe, indem es sie in den Systemen aufzeichnet, in denen sie durchgeführt werden. Als nativer Windows-Recorder erfasst es ERP-, Lohn- und Banking-Desktop-Clients ebenso wie Web-Tools und baut daraus eine nummerierte Anleitung mit Screenshot und geschriebener Anweisung je Schritt. Sensible Zahlen lassen sich in den bezahlten Tarifen schwärzen, bevor ein Ablauf geteilt oder abgelegt wird.

Der Abschluss hängt daran, dass eine Person die Reihenfolge kennt, in der die Dinge passieren müssen — und diese Reihenfolge steht nirgends.

Der größte Teil der Arbeit läuft in einem ERP- oder Lohnprogramm, das ein browserbasiertes Aufnahme-Tool überhaupt nicht sieht.

Fragt die Prüfung, wie eine Kontrolle durchgeführt wird, folgt eine mündliche Erklärung, hinter der nichts steht.

Abläufe enthalten echte Salden und Bankdaten — wer sie aufschreibt, muss jeden Screenshot von Hand bereinigen.

Von einem Durchlauf zum dokumentierten Ablauf.

Wer den Prozess sonst ausführt, führt ihn noch einmal aus, während Stepwright den Bildschirm und die ausgesprochenen Kontrollen aufzeichnet. Heraus kommt ein nummerierter Ablauf mit einem Screenshot je Schritt, in den bezahlten Tarifen mit geschwärzten Zahlen, und eine Fassung für die Prüfungsakte.

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Nimm es im echten Programm auf, nicht als Nachstellung

Die Abschluss-Checkliste, der Zahllauf, die Abstimmung — ausgeführt in eurem echten ERP-, Lohn- oder Banking-Programm. Stepwright nimmt nativ unter Windows auf, also werden installierte Desktop-Clients und Remote-Sitzungen genauso selbstverständlich erfasst wie ein Browser-Tab.

  • ERP-Desktop-Client
  • Lohnprogramm
  • Banking-Portal
  • Remote-Sitzung

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Sprich die Kontrolle mit, nicht den Tastendruck

Gegen welche Zahl du abstimmst, wer vor dem nächsten Schritt freigeben muss, was zu tun ist, wenn es nicht aufgeht. Sprich es aus, und es wird zum Schrittkontext — der Ablauf hält die Kontrolle selbst fest. Kontenbezeichnungen und Mandantenkürzel legst du in Teams als eigenes Vokabular an, damit sie korrekt transkribiert werden.

Monatsabschluss · Abschluss

Buchungssatz

März · Abgrenzungen

62.400,00 €

Aktive Rechnungsabgrenzung 28.900,00 €
Rückstellungen 24.300,00 €
Währungsbewertung 9.200,00 €
Freigabe Prüfer Erforderlich
Eine gesprochene Notiz aus der Aufnahme: „Alles über fünfzigtausend braucht eine Prüferin, die es nicht vorbereitet hat.“

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Der Ablauf lässt sich ohne die Zahlen lesen

Anleitungen sind standardmäßig privat. In den bezahlten Tarifen schwärzt du Kontonummern, Bankdaten, Gehälter und aktuelle Salden in den Screenshots — so folgen eine Prüferin, eine neue Kollegin oder die Revision dem Ablauf, ohne die Daten zu sehen, an denen er zufällig ausgeführt wurde.

Stepwright: der ablauf lässt sich ohne die zahlen lesen

Vor dem Teilen geschwärzt

24 Felder

  • Rechnungskontakte
  • Bankdaten
  • Salden

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Eine aktuelle Fassung, für Übergabe und für Prüfung

Exportiere nach PDF, HTML oder Markdown für die Kontrollakte, und wenn sich ein System oder eine Kontrolle ändert, nimm nur diesen Teil neu auf. Der dokumentierte Ablauf entspricht dann dem, der wirklich ausgeführt wird — und nur der ist es wert, abgelegt zu werden.

Was die Buchhaltung davon hat.

Der Abschluss hängt nicht an einer Person

Ein bebilderter, kommentierter Ablauf heißt: Eine Kollegin kann die Monatsabschluss-Folge in der Woche übernehmen, in der die sonst zuständige Person nicht da ist.

Erfasst ERP- und Lohnprogramme

Die native Windows-Aufnahme erreicht die installierten Desktop-Programme und Remote-Sitzungen, auf denen die Buchhaltung wirklich arbeitet und die Browser-Tools nicht erfassen können.

Beleg dafür, wie eine Kontrolle abläuft

Eine Schritt-für-Schritt-Aufzeichnung mit Screenshots zeigt einer Prüferin, wie eine Kontrolle ausgeführt wird — und nicht, wie jemand sich erinnert, sie beschrieben zu haben.

Zahlen bleiben aus dem Dokument heraus

Die Schwärzung in den bezahlten Tarifen nimmt Salden, Bankdaten und Personendaten aus den Screenshots, bevor ein Ablauf geteilt oder abgelegt wird.

Eure Begriffe, korrekt transkribiert

Leg Kontenbezeichnungen, Mandantenkürzel und Systemabkürzungen in Teams als eigenes Vokabular an, damit gesprochene Erläuterungen sauber in den geschriebenen Schritten landen.

Übergabe an einem Nachmittag

Jeden wiederkehrenden Ablauf einmal aufzunehmen gibt der Nachfolge etwas an die Hand — statt zwei Wochen Danebensitzen.

Fragen aus der Buchhaltung.

Verwandt

Wenn es auf einem Windows-Desktop läuft, ja. Installierte ERP-, Buchhaltungs-, Lohn- und Banking-Clients werden nativ erfasst, ebenso Remote-Sitzungen darauf. Das ist meist der Grund, warum Finance-Teams Stepwright gegenüber Browser-Erweiterungen wählen, die nur Webseiten sehen.

Anleitungen sind standardmäßig privat und bei Übertragung wie Speicherung verschlüsselt. In den bezahlten Tarifen schwärzt du die Screenshots — Kontonummern, Bankdaten, Gehaltszahlen, aktuelle Salden — bevor ein Ablauf geteilt oder abgelegt wird.

Stepwright erzeugt einen nummerierten Ablauf mit Screenshot und geschriebener Anweisung je Schritt, den ihr nach PDF, HTML oder Markdown exportieren und in eurer Kontroll- oder Prüfungsakte ablegen könnt. Ob das einem bestimmten Rahmenwerk oder einer bestimmten Prüferin genügt, entscheiden eure Finance- und Compliance-Verantwortlichen — das können wir an ihrer Stelle nicht zusichern.

Nimm den geänderten Teil neu auf. Diese Schritte werden aktualisiert, der Rest des Ablaufs bleibt samt deiner eigenen Bearbeitungen, wie er war. Das ist bewusst günstiger als ein geschriebenes Dokument zu pflegen, und genau das hält den abgelegten Ablauf deckungsgleich mit dem gelebten.

Nimm den nächsten Monatsabschluss auf.

Ein Durchlauf liefert den Ablauf, in den bezahlten Tarifen dazu das vertonte Video und den Export für die Prüfungsakte. Der kostenlose Plan braucht keine Karte.

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