Anwendungsfälle Wissenstransfer

Dreißig Jahre Erfahrung, in drei Wochen aufgenommen.

Ein Übergabetermin fasst nicht, was eine langjährige Fachkraft weiß. Lass sie stattdessen ihre echten Aufgaben durchgehen. Stepwright hält Schritte und Begründung fest, in ihrer eigenen Stimme, als Anleitungen, die dem Team gehören.

Übergabe starten So funktioniert es

Kostenloser Plan, keine Kreditkarte. Windows und Browser.

Kurz gefasst

Stepwright sichert das Wissen scheidender Fachkräfte, indem die Person ihre echten Abläufe aufnimmt und die Begründung beim Arbeiten mitspricht. Jede Aufnahme wird zu einer nummerierten Anleitung — ein Screenshot und eine geschriebene Anweisung je Schritt — die den Klick-für-Klick-Ablauf ebenso bewahrt wie die Abwägung dahinter. Eine Aufnahme dauert Minuten, ihr deckt also weit mehr ab als mit jeder schriftlichen Übergabe.

Eine Schlüsselperson geht in Rente, und das meiste von dem, was sie über eure Prozesse weiß, steht nirgends geschrieben.

Austrittsgespräche und Übergabedokumente halten Richtlinien fest, nicht den Klick-für-Klick-Weg, auf dem die Arbeit wirklich läuft.

Sie erklärt es gern, aber niemand hat zwei Wochen Zeit, daneben zu sitzen und jeden Schritt mitzuschreiben.

Ist sie einmal weg, zeigen sich die Lücken erst Wochen später — mitten in der Aufgabe, und niemand ist mehr da zum Fragen.

Die Kündigungsfrist gehört dem Aufnehmen, nicht dem Schreiben.

Eine Aufgabe aufzunehmen dauert so lange, wie sie zu erledigen dauert. Genau das macht aus einer gehetzten Übergabe echte Abdeckung: ein ganzes Regal an Prozessen, samt der Begründung dahinter, solange die Person, die sie kennt, noch an ihrem Platz sitzt.

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Lass sie arbeiten, nicht schreiben

Die scheidende Person öffnet Stepwright und führt ihre Aufgaben so aus, wie sie sie wirklich macht — Desktop-Software, interne Systeme, das zwanzig Jahre alte Verwaltungswerkzeug, in das sich sonst niemand einloggt — und spricht die Ausnahmen dabei aus.

  • Alte Fachanwendung
  • Interne Admin-Oberfläche
  • Remote-Sitzung

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Die Begründung ist das, was ihr verliert

Welche Knöpfe zu drücken sind, lernt jede neue Kraft. Mit der Person geht, warum sie sie in dieser Reihenfolge drückt und welche Fälle sie anders behandelt. Die gesprochene Erklärung wird zum Schrittkontext. Kundennamen und Fachjargon kommen ins eigene Vokabular in Teams, damit sie korrekt transkribiert werden.

Schäden · Prüfung

Schadenprüfung

C-40182 · Gebäude

18.750,00 €

Selbstbeteiligung 500,00 €
Gutachtertermin Erfolgt
Vorschäden 3 in diesem Jahr
Fachprüfung Erforderlich
Eine gesprochene Notiz aus der Aufnahme: „Prüfe die Selbstbeteiligung, bevor du die Summe freigibst.“

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Was dem Team nach der Abschiedskarte bleibt

Eine nummerierte Anleitung je Prozess, ein Screenshot bei jedem Klick und ihre eigene Erklärung, geschrieben in den Schritten. Schwärze Sensibles in den bezahlten Tarifen und veröffentliche oder exportiere nach PDF, HTML oder Markdown in die Wissensdatenbank, die euer Team ohnehin öffnet.

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Stell die Fragen, solange sie noch beantwortet werden

Nimm früh in der Kündigungsfrist auf, dann folgt die Nachfolge schon in derselben Woche einer Anleitung, markiert Unklares und lässt den fehlenden Teil nachträglich aufnehmen. Lücken schließen sich, solange die Person, die es weiß, erreichbar ist — statt im dritten Monat aufzutauchen.

Was zurückbleibt.

Das Wissen, nicht nur die Stellenbezeichnung

Die Anleitungen halten den Klick-für-Klick-Ablauf und die Begründung dahinter fest, damit beides nicht am letzten Arbeitstag mitgeht.

Das Ungeschriebene bleibt

Die eigene Erklärung der Fachkraft bewahrt die Ausnahmen, Warnungen und das „prüf das immer zuerst“, die formale Übergabedokumente regelmäßig verlieren.

Deutlich mehr Abdeckung pro Woche

Eine Aufgabe aufzunehmen dauert Minuten. Eine scheidende Fachkraft dokumentiert so weit mehr Prozesse, als sie je von Hand aufschreiben könnte.

Läuft auf den Systemen, die sie wirklich nutzt

Die native Windows-Aufnahme erfasst Desktop-Software, interne Admin-Werkzeuge und Altsysteme — dort, wo das mühsam erworbene Wissen meist liegt.

Passend zu eurer Fachsprache

Eigenes Vokabular in Teams hält Produktnamen, Kundennamen und Fachjargon in den transkribierten Schritten korrekt, damit die Anleitungen so klingen, wie euer Team spricht.

Privat und kontrolliert

Anleitungen sind standardmäßig privat und bei Übertragung wie Speicherung verschlüsselt, mit Schwärzung sensibler Daten in den bezahlten Tarifen.

Fragen zur Übergabe.

Verwandt

Statt sich auf einen Übergabetermin zu verlassen, nimmt die scheidende Person ihre tatsächlichen Abläufe auf und erklärt die Begründung beim Arbeiten. Jede Aufnahme wird zu einer bebilderten Schritt-für-Schritt-Anleitung, die dem Team bleibt — mit dem Klick-für-Klick-Ablauf und der Abwägung dahinter, die schriftliche Übergaben meist verlieren.

Eine gründliche Übergabe zu schreiben ist langsam, wird deshalb selten fertig und hält eher Richtlinien fest als die genauen Schritte. Eine Aufnahme dauert so lange wie die Aufgabe selbst und erfasst Bildschirm und gesprochene Erklärung zugleich — ihr deckt deutlich mehr ab und behaltet das Warum.

Ja. Der native Windows-Recorder erfasst Desktop-Anwendungen, interne Admin-Oberflächen und alte Fachsoftware — oft genau dort, wo das undokumentierte Wissen langjähriger Fachkräfte steckt.

Solange die erfahrene Person erreichbar ist, dauert das Aktualisieren einer Anleitung Minuten. Früh in der Kündigungsfrist aufzunehmen ist genau das, was euch Lücken erkennen und von der Person schließen lässt, die die Antwort kennt.

Fang mit dem Prozess an, den sonst niemand je ausgeführt hat.

Nimm ihn diese Woche auf, solange du noch nach Schritt sieben fragen kannst. Der kostenlose Plan braucht keine Kreditkarte.

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