Arbeitsanweisungen entstehen, indem du die Arbeit einmal machst

So erstellst du eine Arbeitsanweisung per Bildschirmaufnahme

Dafür brauchst du kein Werkzeug. Von Hand geht das auch, und es lohnt sich, den Ablauf einmal verstanden zu haben, bevor du irgendetwas davon automatisierst. Denn die langsamen Stellen sind nicht die, die man erwartet.

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   Leg fest, wo der Ablauf anfängt und wo er aufhört

   Hier scheitern die meisten unbrauchbaren Anweisungen, nicht am Schreiben. Nimm den Auslöser, mit dem die Arbeit beginnt, und den Zustand, an dem sie fertig ist — „von der Rückerstattungsanfrage in der Warteschlange bis zur Bestätigung beim Kunden“. Alles außerhalb davon gehört in ein anderes Dokument.

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   Führ den Ablauf einmal an einem echten Fall durch

   Mach die Aufgabe in normalem Tempo an einem echten Vorgang, nicht an einem geprobten Beispiel. Geprobte Durchläufe lassen die Sonderfälle aus: die Freigabe, die manchmal nötig ist, oder das Feld, das nur bei EU-Kunden gefüllt wird. Genau daran bleiben die Leser später hängen.

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   Nimm deinen Bildschirm auf und sprich dabei mit

   Sag, was du tust, und vor allem warum. „Ich schaue aufs Bestelldatum, weil Rückerstattungen nach 30 Tagen eine Freigabe brauchen“ ist der Satz, der eine Anweisung brauchbar macht. Dafür reicht jedes Aufnahmeprogramm.

   Mit Stepwright: Die Aufnahme ist die Eingabe. Ein separater Schreibdurchgang danach entfällt.

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   Mach aus der Aufnahme nummerierte Schritte mit Screenshots

   Spul durch, halt bei jedem wichtigen Klick einen Screenshot fest, schneid ihn auf den Bereich zu, auf den es ankommt, und schreib je Screenshot eine Anweisung. Das ist der langsame Teil — rechne mit etwa einer Stunde Nacharbeit je zehn Minuten Aufnahme.

   Mit Stepwright: Aus der Aufnahme entstehen Schritte, Screenshots und Zuschnitte, und deine gesprochene Erläuterung wird zum Anweisungstext.

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   Schwärze, was nicht nach draußen darf

   Echte Arbeit heißt echte Daten auf dem Bildschirm: Kundennamen, Rechnungsbeträge, interne Konto-IDs. Mach die unkenntlich, bevor die Anweisung deinen Rechner verlässt. Von Hand ist das der Schritt, den alle stillschweigend überspringen — so landen Kundendaten im Wiki.

   Mit Stepwright: Auf den erzeugten Screenshots lassen sich sensible Stellen schwärzen, bevor die Anleitung geteilt wird, und Aufnahmen werden in der EU verarbeitet und gespeichert (AWS Frankfurt).

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   Lass jemanden danach arbeiten, der die Aufgabe nie gemacht hat

   Wer sie geschrieben hat, ist der schlechteste Prüfer — er füllt Lücken aus dem Gedächtnis, ohne es zu merken. Schau jemand anderem zu, der den Ablauf nur mit dem Dokument durchführt, und bessere jede Stelle nach, an der er stockt.

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   Leg sie dorthin, wo gearbeitet wird, und setz ein Datum zur Prüfung

   Eine Anweisung in einem Ordner, den niemand öffnet, ist so gut wie keine. Verlink sie aus dem Werkzeug heraus, in dem die Aufgabe erledigt wird, und trag dir eine Überprüfung ein — die meisten Abläufe veralten innerhalb von zwei Quartalen, und ein falsches Dokument, dem alle noch vertrauen, richtet mehr Schaden an als gar keins.

Schritt 1, 2, 6 und 7 sind Entscheidungen, die dir kein Werkzeug abnehmen sollte. Schritt 3 bis 5 sind mechanisch, und dort gehen die Stunden hin — genau den Teil nimmt Stepwright dir ab.